ЗАХИРЛЫН ТУСЛАХ АЖИЛТАН /Secretary/

Хийж гүйцэтгэдэг ажил

Захирлын туслах ажилтан нь бичгийн машин болон компьютер, интернэтийн сүлжээгээр захидал, тэмдэглэл, тайлан мэдээлэл зэрэг баримт бичгийг бэлтгэх, албан бичиг найруулж, сийрүүлэх, засварлах, хянах, захиралд хандсан гаднаас ирсэн захидал, албан бичгийг хүлээн авах, явуулах албан баримт бичгийг илгээх, бүртгэх, хяналтын картын гүйцэтгэлд хяналт тавих, уулзалт, хүлээн авалт товлох, зохион байгуулах зэрэг удирдлагад туслах үйл ажиллагааг гүйцэтгэнэ.

Ажлын байранд ашиглах багаж хэрэгсэл

Компьютер, телефон утас, факсын аппарат, сканер, хэвлэгч, олшруулагч, диктафон гэх мэт.

Ажил мэргэжлийн ерөнхий ба тусгай бэлтгэл

Дипломын болон түүнээс дээш боловсролын зэрэгтэй. Гадаад хэлний дунд шатны мэдлэгтэй. /ажлын онцлогоос хамааран бусад хэлийг эзэмших/, хэрэглээний программыг бүрэн эзэмшсэн байхаас гадна, интернэт, дотоод сүлжээ ашигладаг байх.

Тухайн мэргэжлээр гүйцэтгэх үндсэн үүрэг чиглэл

  • Захидал харилцааны материал, тэмдэглэл, удирдлагын шийдвэр, заавар болон тайлан, илтгэл, мэдээллийг эх хувьтай нь тулган нийлэх, бичгийн машин ба компьютерээр бичиг хэргийн шаардлага, стандартын дагуу бичиж бэлтгэх.
  • Уулзалт бусад арга хэмжээний тэмдэглэл хөтлөх.
  • Компьютерийн хэрэглээний программ ашиглах.
  • Ирсэн, явсан бичиг, шуудан хариуцах.
  • Шуудан, захидал болон албан бичиг, баримтыг бүртгэх ба түгээх.
  • Уулзалтын тов тогтоох, зохион байгуулах.
  • Нэгжийн удирдлага болон бусад ажилтны уулзалт, аялалын хуваарь гаргах, зохион байгуулах.
  • Ажлаас чөлөөлөгдсөн, ажилд шинээр орсон, түр хугацаагаар ажил гүйцэтгэх, албан тушаал орлон гүйцэтгэх ажилтны материалыг удирдлагад танилцуулах.
  • Захирлын өдөр тутмын гадны хүнтэй уулзах болон захидал харилцааг зохицуулах.
  • Захирлын үйл ажиллагаатай холбоотой төсөв зохиоход туслах, гэрээ, тушаалын төсөл бэлтгэх.
  • Нэгжийн удирдлага болон ажилтнуудад захиргааны болон зохион байгуулалтын холбогдолтой асуудлаар мэдээлэл өгөх.
  • Гадаадын зочид төлөөлөгчид болон ажилтнуудыг хүлээж авах арга хэмжээг зохион байгуулахад нэгжийн удирдлагад туслалцаа үзүүлэх.
  • Баримт бичиг цэгцлэх, архивлах, албан хэрэг хөтлөлтийн стандартыг мөрдөх.
  • Архивын нэгжийг зааврын дагуу ангилан төрөлжүүлж, данс бүртгэлд оруулан, горимын дагуу хадгалж, хамгаалах.
  • Телефон утсаар харилцагчдад тодорхой мэдээлэл өгөх ба харилцаж буй хүмүүсийн талаарх мэдээллийг тэмдэглэн авч, захиралд дамжуулах.
  • Аялалын хуваарь ба захиалгыг нэгтгэх.
  • Хүний нөөцийн материал, хувийн хэргийг хөтлөх.
  • Семинар, зөвлөгөөний тэмдэглэл хөтлөх. 

Мэргэжлийн ур чадвар

Идэвх санаачилгатай, бүтээлч хандлагатай, шаргуу хичээнгүй, эрүүл ахуйн шаардлагыг баримталдаг, ярих, илтгэх чадвартай, хувийн зохион байгуулалт сайтай, бие даан ажиллах чадвартай, ажлын хариуцлага хүлээх чадвартай, тухайн мэргэжлийн мэдлэг, ур чадварыг эзэмшсэн, мэргэжлийн ур чадвар сайтай, албан хэрэг хөтлөх, баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, эх хэл болон гадаад хэл дээр баримт бичгийн эх зохиож, хөрвүүлэх, баримт бичгийг заавар журмын дагуу хөтөлж хадгалах зэргийг журмын дагуу нягт нямбай алдаагүй гүйцэтгэдэг, хурал зөвлөгөөн, албан уулзалтыг зохицуулан төлөвлөх, утсаар соёлтой харилцах, и-мэйл, факсаар мэдээлэл хүлээн авах, илгээх үйлчлэх соёл, дэг жаягийг баримталдаг, өөрийн ажлын эцсийн үр дүндээ хариуцлага хүлээх чадвартай байх.

Бие хүний онцлог шинж чанар, чадварууд

Төлөвлөх, зохион байгуулах чадвартай, идэвх санаачилгатай, ажилсаг хичээнгүй, шаргуу, нягт нямбай, харилцааны ур чадвартай, ачаалал даах чадвартай, сэтгэл хөдлөлөө хянах чадвартай, ажил үүрэг гүйцэтгэх, бие дааж ажиллах, өөрчлөлтөд зохицох, өөрийгөө хөгжүүлэх, өөрт хэрэгтэй шаардлагатай мэдээллийн хэрэгцээг тодорхойлох, мэдээллийг олж цуглуулах, түүндээ дүн шинжилгээ хийх, ажилдаа бэлтгэх аргачлалаа боловсруулах, чанарын шаардлагыг тодорхойлох, төлөвлөх, хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлэн гүйцэтгэх, өөрийн ажлын чанар, явц, үр дүнд хяналт шинжилгээ хийх, алдаагаа засах, ажлын аргачлалаа боловсронгуй болгох, өөрийн үйл ажиллагааны хариуцлагыг бүрэн хүлээх, нийгэм болон мэргэжлийн ёс зүйн хэм хэмжээг сахих чадваруудыг эзэмшсэн байх.

Хөдөлмөрлөх орчны эрүүл ахуйн нөхцөл

Хэвийн.

Хөдөлмөрийн зохион байгуулалт ба ажлын дэглэм

Ердийн.

Ажлын явцад гарч болох эрсдэл

Харилцааны чадвар дутуу байдлаас үйл ойлголцол үүсэх. 

Ирээдүйд ахих дэвших боломж

Архив бичгийн ажилтан, захиргааны менежер хийх боломжтой.